Die zeitgemäße Dokumentation der Baustelle mit Bautagebuch-Software

Eine der Hauptursachen für Mängel und Bauschäden bei der Ausführung von Bauvorhaben ist die Überlastung der Bauleitung.

Die Gründe hierfür sind u.a., dass Hilfsmittel zur effizienten Information über die Baustellenabläufe und zur Kommunikation zwischen den Beteiligten entweder überhaupt nicht oder nicht sachgerecht eingesetzt werden.

Die Entwicklung des Baugeschehens zu einer immer größeren Zunahme der Generalunternehmertätigkeit in Verbindung mit dem Einsatz einer gestiegenen Anzahl an Nachunternehmern, Fachplanern, Sonderplanern und Projektbeteiligten, hat einen drastischen Anstieg des Bedarfs an Information und Kommunikation ausgelöst. Auch auf der Ebene der Architektur- und Ingenieurbüros erfordert ein immer dichteres Netz von normativen und vertraglichen Auflagen einen zunehmend hohen Administrationsaufwand. Viele dieser Aufgaben sind im Berichtswesen der Baustelle verankert, wie z.B. Baustellendokumentation, Behinderungsanzeigen, Planeingänge, Leistungsmeldung, Betonierprotokoll. Oft lösen sie eine Papierflut aus, deren Organisation ein hohes Maß an Disziplin erfordert und schnell unüberschaubar wird.

Darüber hinaus nimmt Aufwand zur Bearbeitung dieser Aufgaben inzwischen so viel Zeit in Anspruch, dass sie nur noch zu Lasten der ursprünglichen Aufgaben, wie Koordination und Qualitätskontrolle, bewältigt werden können. Die Folge ist ein Anstieg an mangelhaften Bauleistungen die zu wirtschaftlichen Schäden für alle Beteiligten führen.

Dabei handelt es sich gerade bei der Dokumentation des Bauablaufes um eine Routinearbeit, die für ein computergestütztes Arbeiten prädestiniert ist, weil viele immer wiederkehrende Prozesse automatisiert werden können. Trotzdem besteht die am meisten verbreitete Methode, ein Bautagebuch zu führen, in der handschriftlichen und nicht mehr zeitgemäßen Erfassung auf Vordrucken, die mit zeitaufwendigen Widerholungen verbunden ist. Denn viele Inhalte eines Tagesberichtes müssen täglich neu aufgeschrieben werden, obwohl sie oft mit denen des Vortages identisch sind oder nur geringfügig abweichen. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.

Eine weitere Steigerung der Effizienz kann mittels Smartphones und Tablets erreicht werden, mit denen die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort möglich ist.

Trotzdem verwenden die meisten Bauleiter für ihr Bautagebuch noch Blöcke mit Vorlagen, in die dann bei jeder Baustellenbegehung immer wiederkehrende Sachverhalte (z.B. Firmennamen / Baustellenbesetzung) neu eingetragen werden müssen, obwohl sie mit denen des Vortages identisch sind, oder nur geringfügig abweichen. Bei dieser Arbeitsweise ist es kein Wunder, dass diese Aufgabe häufig aus Zeitmangel vernachlässigt wird. Meist führt diese Art der Dokumentation zu einem Zettelchaos, in dem sich niemand mehr auskennt.

Software, Notebooks und Smartphones erlauben die Dokumentation vor Ort

Der Schreibaufwand kann mittels Software erheblich reduziert werden, z.B. indem Firmendaten zentral hinterlegt werden und Beschreibungen wiederkehrender Prozesse kopiert werden. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.

Hierfür gibt es das "Bautagebuch für Windows und Mac", das neben allen erforderliche Grundfunktionen besondere Stärken bei der Fotodokumentation und den Apps für mobile Geräte bewiesen hat. Die Bautagebuch App für Android und iOS bietet die Möglichkeit, mittels mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablet PCs die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort vorzunehmen.

Dies kann sich zunächst auf Eingaben beschränken, bei denen keine oder nur wenig Schreibarbeit nötig ist, z.B. die Erfassung der Baustellenbesetzung, also der anwesenden Firmen, die einfach aus der Firmenliste ausgewählt werden können. Später kann der Bericht mit dem Bautagebuch für Windows und Mac vervollständigt werden.

Anforderungen an die Software

Die wichtigsten Anforderungen an eine Bautagebuch-Software sind:

- Einfache Handhabung, damit jeder "Normalanwender" das Programm bedienen kann.
- Deutliche Vereinfachung der Schreibarbeit durch Stammdaten und Kopierfunktionen.
- Minimaler Aufwand für die Einarbeitung (ohne aufwendigen Schulungen).
- Hilfestellung bei der Eingabe durch Vorgabe aller erforderlichen Inhalte.
- Erfassung der Baustellenbesetzung, Tagewerke und Arbeitszeiten, Geräte und Maschinen.
- Mängelerfassung und Erstellung individueller Mängellisten.
- Rechtschreibprüfung.
- Starke Suchfunktion für schnellen und gezielten Zugriff auf die textlichen Inhalte.
- Integration der Baustellenfotos einschließlich Kommentierung und Firmenzuordnung.
- Möglichkeit der plattformunabhängigen, digitalen Speicherung, z.B. als PDF-Datei.
- Großer Wiedererkennungswert gegenüber der bisherigen Dokumentation (Vorlage / Vordrucke).
- Hinzufügen von Plänen und Dokumenten zu den Bauberichten.
- Erstellen von Skizzen und Zeichnungen zur Veranschaulichung der geschrieben Informationen.
- Bearbeiten und Kommentieren der Baustellenfotos und Ausgabe in ein Online-Fotoalbum.
- Eingabe-Software für Mobile Geräte (App für Android und iOS) zur direkten Baustellendokumentation vor Ort.

Haftung bei mangelhaft geführtem Bautagebuch

Die Wichtigkeit eines regelmäßig geführten Bautagebuches ist schon an der Vielzahl der damit verbundenen Urteile erkennbar.

Bauleitende Architekten und Ingenieure haften nämlich oft auch anteilig für Fehler von Baufirmen, wenn sie z.B. nicht anhand des Bautagebuches beweisen können, dass sie eine Anweisung erteilt haben, welche eine mangelhafte Ausführung und den daraus resultierenden Schaden verhindert hätte. Auch bei Unfällen kann es zu Haftungsproblemen für Bauleiter kommen, da diese die Einhaltung der einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften kontrollieren und ggf. einfordern müssen. Für den Beweis, dass Verstöße gegen diese Vorschriften und daraus resultierende Gefahrenquellen umgehend gerügt wurden, ist das Bautagebuch das Instrument der Wahl.

Die Dokumentation der Baustelle ist aber nicht nur aus den genannten Gründen sinnvoll, sie ist auch eine der Grundleistungen nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und gehört damit zu den Pflichten des Bauleiters gegenüber dem Bauherrn.